如何推动PDM系统规范化使用 -行业资讯

　　1.前言
　　
　　随着中国企业管理水平的提升，越来越多的企业已经开始采用PDM系统来进行产品数据的管理。IT界有句行话，“三分软件，七分管理”，这就说明，软件固然是个重要因素，但更重要还是在于人，软件是人来用的，真正想发挥出软件的作用取得预期的效果也是靠人的管理和执行。对于一些已经有有扎实的管理规范和信息化基础的企业，在PDM软件的推行和效果方面，一般会较好，但对于一些管理基础和信息化基础相对薄弱的企业，PDM软件推行达标则困难重重。本文以作者在上海申龙客车有限公司期间，推动PDM系统规范化使用的经验为例，进行阐述，希望给相关企业带来参考和借鉴。
　　
　　2.申龙客车PDM应用情况及问题介绍
　　
　　上海申龙客车PDM系统一期项目于2012年上线，根据最初的规划，一期项目主要目标是完成PDM基础平台建设实施，包括以下一些功能模块：①零部件和产品结构管理；②零部件分类和重用管理；③以产品结构为核心的技术文档及图档（包括3D模型）管理；④创作工具(MS Office，Pro/ENGINEER，AutoCAD)集成及产品数据可视化；⑤零部件及各类技术图文档从创建到发布的电子流程；⑥产品配置管理。
　　
　　经过近一年的努力，应该说从系统配置设定方面达到了项目的预期，但在实际使用中，我们却发现效果比较差，最主要的就是体现在数据维护的合规性及图纸资料的及时创建和更新方面。
　　
　　究其原因，我们认为主要有以下几点：
　　
　　1、设计工程师按规范使用系统的意识薄弱。在PDM系统实施前，技术部门使用的系统主要就是OA，而当时对于OA的使用还是比较随意的，也没有什么明确的要求，没有培养起用户按规范使用系统的意识。
　　
　　2、人员流动带来的新员工使用系统问题。客车行业，设计工程师的人员流动性还是比较大的，其结果就是，往往一个用户刚使用的有点起色，结果离职了，然后又来一个新人，加上企业原先又没有比较成型的培训体系，用户主要靠自学和询问，犯错的几率居高不下。
　　
　　3、有要求没监控、没考核，对不按规定的操作留有后路。在上线时，项目组对于系统操作已经提出了明确的要求，如要求在PDM系统导入图纸，不得再使用以前的OA工作流发图的方式，即使因紧急情况，走OA，也应该事后补录。但在实际执行中，还是有很多设计工程师在PDM系统外发图。
　　
　　4、**的支持力度不够。技术中心的**对于PDM系统使用的要求不能彻底贯彻，对于未按要求操作的人员也往往姑息纵容，导致设计工程师认为做不做也无所谓。
　　
　　5、PDM使用推进责任主体不清。对IT来说，在项目实施阶段，参与项目实施，对项目进行监控，这都没问题，但是，系统上线后如何推动系统的规范化使用，应该由业务部门（技术中心）主导，IT提供支持。但实际情况是，上线后的一段时间，IT和技术中心都没有担起PDM使用推进的责任，基本上放任自流。
　　
　　PDM系统上线3个月后，公司**发现了这一情况，也比较担心，最终确定，暂由IT部门先负责PDM规范化使用问题。
　　
　　3.问题解决思路及实现
　　
　　PDM规范化使用推进责任主体明确了，作为IT部门，就要考虑如何来推进。经内部讨论，我们认为问题点很多，一下子全部解决有困难，要逐步进行；同时，也不应该碰到什么问题解决什么问题，而应该考虑建立一套体系制度来整体解决，而且，要通过**的执行力来保证效果。
　　
　　经过近半年的努力，我们采取了一系列措施，初步摸索和建立了推动PDM系统规范化使用的一套方法，通过实施，取得了不错的效果，主要做法如下：
　　
　　3.1加强沟通
　　
　　这里的沟通包括对**和一般员工。对于**，主要是通过沟通要支持。PDM是个好东西，它可以将原先分散在个人的、零散的技术资料系统化管理起来，对公司肯定是有利的，但对设计工程师个人来讲，资料的共享对自己的“独特”价值是有一定影响的，而且使用系统，还可能导致效率降低，会存在一些抵触情绪。另外，随着一些规范的严格执行，还可能会对部分人员带来经济上的损失。这些如果没有**的全力支持，是很难推动的。对于一般员工（设计工程师），主要是通过沟通要理解，要让大家知道为什么有这个要求。
　　
　　3.2建立健全相关的要求、制度及考核标准
　　
　　我们根据员工入职、日常工作、离职等3个阶段，对于每个阶段制定了相应的要求和标准。
　　
　　1)对于新入职人员，重点是操作的掌握和规范的了解。对于新入职人员，相对来说更加容易接受企业的一些规定。我们要求新入职的工程师必须接受PDM系统操作及相关规范的培训，并在培训后进行考试，只有考试通过后，才能申请账号，正式使用系统。而且对于考试不通过的，按照考试次数，分别给予扣款、延长试用期、提出不予录用等处罚，提高新入职员工的重视程度。
　　
　　2)对于工程师的日常工作，重点是操作的合规性检查。经过与技术中心的沟通，结合企业的实际管理水平，项目组先后制定了《件号及属性维护标准》、《图文档名称及属性维护标准》、《技术资料临时发布处理规定》、《完整BOM处理及检查规定》等一系列规范，都是针对数据维护的合规性及图纸资料的及时创建和更新方面，并确保有合适的手段来监控。如《技术资料临时发布处理规定》，就是针对紧急发图的情况，以前是工程师发邮件给下游部门，为能够监控，我们专门在OA系统制作了“技术资料临时发布流程”，规定工程师对于紧急发图情况，只能通过该流程进行，下游部门人员也只能以此流程的图纸为准，发图后，要求设计工程师在规定期限内上传PDM，我们定期进行OA和PDM图纸的对比检查，通过这种方式，避免设计工程师不及时跟新图纸的情况。对于这些规定，我们都根据实际情况，按每周/每月的频度进行检查执行情况，并通报和考核。
　　
　　3)对于离职人员，重点是工作的完结及历史工作的合规性检查。对此，我们制定了《技术部工程师离职前PDM数据检查标准》，设计工程师办理离职手续前必须要通过PDM数据检查。
　　
　　通过对设计工程师在企业各阶段的规范管理，在制度上确保实现PDM规范化使用。这里提到了考核，一提到它，很多人都会抵触，但对于基础比较薄弱的企业来讲，只凭批评或通报有时确实没效果，考核反而是一个比较**的办法，当然这里的考核原因、标准要明确。
　　
　　3.3严格的、人性化的考核执行
　　
　　严格，大家都好理解，有规定就执行。但人性化怎么理解？这主要我们是根据申龙的企业及人员情况所采取的措施。PDM系统对申龙的设计工程师来说，是个新事物，要使用它需要个过程，而要培养规范化使用的习惯，这个过程会更加漫长。同时，设计工程师一般都具有较高的文化水平和素质，一般来说，只要要求合理，他们理解了，基本都会配合遵守，有时出错确实并非故意，而且一出错就考核，有时他们也很难接受。对此，我们采取了较灵活的方式，比如俗话说，“再一再二不再三”，对于一些非关键问题，一般前两次我们会给予知会和通报，第三次以后才正式加以考核。这种方式，虽然抵触情绪还有，但一是已经留有情面，二是设计工程师也比较有自尊心，不愿多次被通报，因此，一般来讲，一两次后重复错误会越来越少。比如，有一个工程师曾经某一问题连续3次被通报，经我们与他沟通，后期同类错误没再犯过。
　　
　　通过以上措施，申龙PDM系统规范化使用水平有了较快的提升，数据维护合规率由实施前的75%提高到94%，应该说取得了良好的效果。
　　
　　4.总结
　　
　　上海申龙通过半年多的PDM规范化使用推进，目前在数据及资料的合规性方面已经带来了巨大的转变，但我们也看到，数据合规不等于数据准确，如何提升技术资料的准确率将是我们下一个要深入研究的课题。
　　
　　以上PDM系统规范化使用的推进经验，对于一些信息化基础较好的企业来说，可能不止一提，但是，希望对于一些信息化基础或管理基础较为薄弱的企业，可以带来适当的借鉴作用。
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