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标题是档案文件最重要的部分吗？ 莎士比亚的剧作《罗密欧与朱丽叶》中有这样一段叙述：“姓名本来是没有意义的；我们叫做玫瑰的这一种花，要是换了名字，它的香味还是同样的芬芳。”与之不同的是，每件档案文件或每个档案文件夹的名称会在利用者查阅和使用它们时产生强烈的导向作用。当你在档案文件管理系统中发现，许多档案文件的标题和命名，都存在不同程度的缺乏准确性和指向性，或文不对题，内容与标题不一致，或使用术语和缩写时，指向不明。那么如何给档案命名这一议题的确该引起档案工作者的注意了。 大多数机构都形成了关于如何给档案、文件合理命名的指南性标准文件。标题，在英国政府的档案文件管理工作中，属于强制性元数据字段。在大多数情况下，当我们用计算机录入文件的名字或创建一个电子邮件的主题行后，系统将自动捕获该字段并保存为文件名。当人们利用档案自动化查询系统进行关键词搜索时，标题也是搜索引擎查询到关于目标档案的最小词条。 一个档案夹或一件档案的标题应让人了解此档案产生的背景和主题。好的标题可以帮助我们在查询中快速识别哪些是有价值档案，哪些可以忽略不计。更加理想的是，标题可以帮助自动分类和搜索软件程序达到我们的预期。标题可能不是档案中最有用的部分，但没有一个好标题，我们不可能在**时间内找到所需档案。 档案工作的性质，决定了它与权力无缘、与金钱无关。于是，档案工作不吃香、没地位，影响小、发展慢。虽然档案工作有档案法保驾护航，但认为档案工作无足轻重者，依然大有人在！可是，档案工作记载历史、服务现实、传承未来的作用，什么能替代呢？ 实事求是说，档案工作虽然不可能潮头领军、大红大紫，但也绝非可有可无。否则，早被改革裁撤或者“合并同类项”了。好比人身之器官，哪个器官可有可无呢？只是发挥的作用不同而已，这才形成统一协调的健全人体，缺了哪个器官，轻则残废，重则不活！常说，工作只有分工不同，没有贵贱之分，何况我们每个个人、每个家庭、每个单位、每个部门都与档案息息相关。所以，“别拿豆包不当干粮”！ 档案工作普通，弱势，不起眼，很多人心目中，档案工作清闲，简单，没责任，似乎谁干都行，谁都能干！事实果真如此吗？ 档案工作是良心活。它不显山、不露水，干多干少、干好干差，甚至干与不干，似乎都无关大局，也无人问津，尤其是基层档案部门，各级政府每年的“政府工作报告”很少提及“档案”二字便是**的佐证。有人开玩笑说，档案局要是关门闭户三五十天，党委、政府可能就不会知道。而那些掌管钱权的要害部门，上级每年都要下指标、定任务、搞验收，时刻关注，干得好加官进爵，重视程度之高，不言而喻。档案工作则是不干基本上没人管，想干永远都干不完。这不是良心活吗？有意思的是，良心活遇到了良心人，档案人秉承了自觉、负责的品质，“不待扬鞭自奋蹄”，似乎不干有辱人格、不干愧对俸禄、不干背离良心，于是，像刘义权那样，义无反顾，默默无闻地坚守着、忙碌着、服务着、奉献着…… 建设数字档案室 推进档案信息资源整合利用 近年来，广东省委办公厅认真贯彻落实《电子文件管理暂行办法》及国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》等要求，按照“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”原则，开拓创新、多措并举，以电子文件管理系统研发部署为**口，大力推进档案信息化建设，着力打造厅机关数字档案室，实现了档案存储数字化、管理现代化、利用网络化。2011年12月，国家档案局授予广东省委办公厅“全国机关档案规范化管理与电子文件归档查询系统建设示范单位”称号。 一、内外合力，不断创新工作机制 为适应信息化条件下档案管理工作的新形势、新挑战，在认真研究厅机关档案信息化现状和需求的基础上，办公厅以“收得进、保得住、用得上、交得出”为目标，整合内部力量，借助高等院校科研队伍外力，推进电子文件管理系统的研发和应用，提升档案管理智能化水平。 (一)健全工作机制。为加强协调，形成合力，办公厅成立了电子档案管理开发协调**小组，统筹推进档案信息化建设，并组建了由省委办公厅牵头负责，省档案局馆配合支持，中山大学资讯管理学院和省委机要局有关技术团队通力协作的联合攻关小组落实具体工作，形成了上下联动、左右衔接的工作格局，增强了工作的主动性、针对性和实效性。 (二)加强调研论证。为保障档案信息化建设方案的科学、合理，办公厅先后赴中办秘书局和机要局、国家档案局以及省内有关单位，学习档案信息化建设的做法和经验，注意听取有关方面专家的意见建议，深入分析，科学谋划，力争在现有网络和技术基础上，寻求安全、实用、**的电子文件管理系统设计方案。 |
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